事務所を探す時、いい物件を見極めるポイントは何ですか?

事業内容や規模によっても条件は変わってきますが、基本的な3つのポイントがあります。
1つめは清潔感。古い建物でも手入れが行き届いている物件は、管理者や入居者の意識が高いことがうかがえます。2つめは電気容量。OA機器などを多く使うので、電気を安定して使えることが重要です。3つめは通信環境。内覧時に携帯の電波状況や光ファイバーなどの設置について確認しておきましょう。

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起業したばかりなので、住んでいる賃貸マンションを事務所にしてもいいですか?

貸主さんに黙って事務所にするのは問題があります。基本的には貸主さんの許可があればいいのですが、住居用と事業用では賃料が変わります。事業用物件は賃料に消費税がかかりますので、契約内容を変更するか賃貸借契約を結び直す必要があります。許可が得られない場合は、事務所使用可能なマンションに移るほうがいいでしょう。

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事務所を借りる場合、どのくらいの広さが適切かを決める目安はありますか?

オフィス面積の最低基準は、一人当たり2坪弱と言われています。10人の事務所であれば20坪以上あれば最低条件はクリアというわけです。会議室や応接室を設けたり、オフィスの空間にゆとりを持たせたい場合も含めた平均値は、一人当たり3坪くらいになるようです。

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委託管理とは?

建物の所有者や管理組合が、管理会社へ管理運営業務を委託して管理することです。

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貸事務所に設置されているエアコンが故障したら、修理代は借主の負担ですか?

賃貸借契約の内容によって違いますが、たとえば「貸主が設置した設備等の『自然損耗による』故障・劣化にかかる修繕費は貸主が負担する」といった記載があって「設備」にエアコンが含まれているなら、借主さんの過失で故障させたのでない限り修理代は貸主さんが負担することになります。

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事務所の移転のスケジュールはどのように作成したらいいですか?

移転希望日を基準に逆算して、物件調査、内装業者・引越し業者の選定、契約関係、移転手続き、原状回復の計画、レイアウト・設計、内装・設備工事、オフィス機器・家具の選定、梱包、搬入・搬出など、それぞれの作業にかける期間を決めて、進捗管理表を作ります。たくさんの作業があるので詳細に決めてしまうのは難しいですが、変更や遅れが出ても移転日に影響が出ないよう時間に余裕をもったスケジュールを立てるといいでしょう。

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オフィスの移転先を検討する際、何を基準に選んだらいいですか?

納得のいく移転のためには、賃料、立地、広さや天井の高さ、管理体制、使用時間の制限、駐車場、移転の目的などの条件に、優先順位をしっかり決めてから物件を探すことが大切です。

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事務所の移転日はどのように決めたらいいですか?

社内の各部門の都合や移転希望時期の移転先の状況、現在入居しているオフィスの明渡し日などに留意して移転日を決めましょう。

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オフィス移転の際、いつまでに解約を申し出たらいいですか?

事務所の契約解除の際には、前もってオーナーやビル管理会社に解約予告をすることが義務づけられています。現オフィスの解約・退去に関する取り決めを契約書などで確認しておきましょう。一般的に、解約希望日の3ヶ月~6ヶ月前という場合が多いようです。

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オフィス移転の際、原状回復はいつまでにするのですか?

オフィスの場合、契約終了日以降から原状回復工事に入るケースが多いようです。契約内容によっても異なりますので、オーナーやビル管理会社に確認して退去日・工事日を決めることをお勧めします。

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契約終了時のオフィスの原状回復工事とは、何をするのですか?

オフィスビルでは通常、契約終了時にテナントが原状回復する義務を負います。一般的には壁や天井、床仕上げ材の塗装、張り替えなどを行い、その費用を負担することが多いようです。原状回復の条件と方法は契約内容によって違いますので、早めにオーナーや管理会社に確認しましょう。

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オフィスを移転するとき、官公庁への届け出は何がありますか?

(1)法務局への届け出は、移転後2週間以内に移転前の担当部署で手続きします。転出書類は状況によって違うことがあるので、事前に確認しておきましょう。手続き完了まで1週間ほどかかります。本社移転の場合は「定款」の変更も必要です。
(2)税務署への届け出は、移転登記を済ませてから「登記簿謄本」と「納税地移転届出書」を新・旧の管轄税務署へ提出します。「給与支払い事務移転」の届け出なども必要です。
(3)地方税事務所へは「登記簿謄本」と「事業開始等申告書」などを新・旧の管轄窓口へ提出します。

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オフィスを移転するとき、電話や設備機器等はどうしたらいいですか?

電話の移転は、加入している電話会社に移転の申し込みをしましょう。通常は工事予定日の1ヶ月前までに申し込みますが、転居シーズンに移転する場合は混雑のため希望日に工事できないこともあるため、さらに早く申込んだほうが無難です。併せて電話番号の変更があるかどうかも確認しましょう。設備機器でリース契約をしているものはリース会社への手配、自販機などがあればベンダーへの手配も必要です。

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事務所の移転の際、印刷物などはどう管理したらいいですか?

所在地の表示変更が必要なものをリストアップして、一部差し替えで対応するか、新規制作が必要かを確認し、スケジュール表を作成して進捗を管理しましょう。名刺、封筒、伝票、ゴム印、パンフレット、看板、営業車など、表示変更が必要なものは意外にたくさんあります。
また、郵便局への移転届、社員の通勤定期の変更、社会保険などの手続き、事務所の損害保険の加入などの事務作業も、漏れのないようにスケジュール表で管理すると便利です。

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オフィス移転の案内状はいつまでに出したらいいですか?

移転案内状は移転日の1週間くらい前に先方に届くようにするのが一般的です。移転先の住所・番地を再度確認して早めに手配しておきましょう。

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事務所移転時、複合機の移動はどこに頼めばいいのですか?

リース期間中ならリース会社へ設置場所を変更する旨を連絡して、移設についてはメーカーや販売店に相談しましょう。たいていメーカー指定の業者が運搬します。リース期間が終了しているものでも、自分たちで運ぶと破損や故障の原因になりかねないので、重量物専門の業者に頼むほうが無難です。

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事務所移転時、複合機の移動にはいくらかかりますか?

メーカーや機種によって異なりますが、3万円~5万円が相場のようです。人員は3名が基本です。メーカー指定の業者であれば移動時のトラブルはメーカーが保証するので、自分たちで運ぶよりも安心です。

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オフィス移転した取引先に、移転祝いとして何を贈ればいいですか?

胡蝶蘭、観葉植物、アレンジメントなどの他、掛時計や絵画、置物なども人気です。灰皿、ライター、暖房器具など火に関係あるものや赤いものは避けられる傾向にあります。現金や商品券を贈る場合もあります。金額は先方の会社の規模やお付き合いの度合いによって変わりますが、贈り物は5000円~3万円、現金・商品券は1万円~5万円が多いようです。

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事務所移転した取引先がお祝いを受取辞退している場合、贈り物は不要ですか?

会社として一切の贈答品の受取を辞退されている場合は、贈り物はしないほうが良いでしょう。

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事務所移転のお祝い返しはどのようにしたらいいですか?

移転パーティや開所式を開催してもてなしたり、特にイベントを行わない場合はお祝い返しの品物を贈ることが多いようです。

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事務所移転のお祝い返しの相場はどのくらいですか?

お返し金額は、事業規模やお付き合いの度合いによりますが、1/3返しが一般的です。品物ではなく開所式や食事会を開催してもてなすのもOKです。

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事務所の敷金や家賃等の振込手数料はどちらが負担するのですか?

銀行振込の場合、振込手数料は原則として借主側の負担になります。

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契約終了時の原状回復工事は、借主が業者を決められますか?

基本的には、ビル管理会社が指定した業者が工事を行います。

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道路距離はどのように算出しているのですか?

物件情報に表示されている「最寄駅から○メートル」などの距離は、直線距離ではなく実際に通る「道路距離」をもとに算出します。例えば、途中で迂回して橋を渡らないといけない場合は迂回も含むルートの距離、地図ではわからない近道があっても通常ルートの距離が「道路距離」となります。

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徒歩1分とは何mですか?

徒歩の距離は80mにつき1分として計算し、1分未満の端数は切上げて1分とします。例えば、道路距離200mの場合は「徒歩3分」、10mの場合は「徒歩1分」となります。なお、歩道橋や坂道、踏切・信号の待ち時間などは考慮せず、あくまで道路距離をもとに算出します。

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駅やオフィスビルは、どこから道路距離を計測するのですか?

よく物件情報に表示されている駅からの徒歩時間は、道路距離をもとに算出されています。地下鉄の場合、駅の起点はホームや改札ではなく、物件に一番近い出入口からの道路距離で、地上駅の場合は駅舎の出入口からの道路距離となります。オフィスビルの場合は敷地の出入口が起点となります。そのため、大きな駅・大きなビルになるほど実際の徒歩時間が表示より長くかかりますので注意が必要です。

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